經貿人森

長期的產業觀察（產業風雲），加上工作時已累積了不少會展產業心得（例如，2021印太論壇(IPBF)線上參加體驗心得）。本篇適合junior要找國際講師時，簽下書面合約時要注意的事項。

圖片來源：Pexel

如何找到合適講者？

依據活動的需求（會展筆記：常見18種會議形式與說明），國際講師可以分成：適合擔任小組論壇或討論的主持人（moderators）、適合主題演講的專業講者（professional speakers）、適合工作坊或分組會議的業界專家（industry expert）或學術業師（academic speaker）。根據活動過往的經驗、Youtube、網路評價、價格、同儕之間的口碑都可以作為邀請國際講師的依據，有的單位還會做權重表單，去決定要找誰（如下）。

海外有所謂的speakers bureau，他們可以幫忙邀請講師，但台灣似乎還沒有主流的類似單位。

取自National Speakers Bureau官網（2023.2.11）

邀請講師：雖然國內學術和業界習慣，都是發個email或邀請信（邀請的文字，可以參考其他作者的說明），對方同意就是同意了，細節等條款都散落在很多email裡面，但正式來說，國際慣例上通常還是要取得講者的書面同意( written agreement)後，文件內應該除應載明詳細之時間軸流程、資料提供格式等國際稱之為speaker guideline的文件之外，其他如金額、付款條件、時間方式、不可抗力取消、單方面取消、保險提供等也別忘記。

如果講師是業者，特別是無償演講時，通常會期待演講時可以帶到自己的產品/服務，也建議可以先溝通好廣告的比例。廣告太高的話，聽眾會開始失焦。最後，講師是否同意開放錄影或錄音，也可以先寫在規範裡面。

內容確認：首先提供這個活動的資訊，讓對方可以客製化、修改演講內容是基本功，也別忘了對方提供演講的大綱，是確認講師出席的重要步驟。

如果講師能特別為活動錄製一段影片，或願意授權，就可以做為活動宣傳的素材，甚至請講師一起宣傳活動。這裡要注意的是，如果主辦單位有要埋梗的話，講師能否提前在自己的social media裡面破梗，也是可以先註明，違反的話，有沒有什麼樣的條款注意？

抵台流程：確認交通方式，怎麼來、何時到、要不要接機、住哪等都要掌握（尤其是有提供差旅補貼的狀況），有的講師比較厚工的還會希望提前確認預演，確認音效、投影這些。

如果更進一步的話，可以再說明是否邀請講師出席其他場合（開幕式、交誼等），這節我自己在出席演講時，主辦單位確實會常常忘掉。

講師邀請的原則簡介至此，活動突發的百百種，例如常見的設備問題、講師當天突然no show等，我自己就遇過。或許未來有機會的話，再介紹展覽、會議裡面的危機處理經驗談。

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